化学研究所电子公文管理办法（试行）
化发综字〔2009〕64号
第一章 总 则
第一条 为规范化学研究所电子公文管理，维护电子公文的真实、完整、可用和安全，根据国家电子公文管理和中国科学院公文管理的有关规定，制定本办法。
第二条 本办法中的电子公文，是指院机关各部门、化学研究所及其他院属各单位通过ARP公文系统制发的具有规范公文体例和版式的电子数据。ARP公文系统不得制发和办理涉密公文。
第三条 电子公文管理遵循电子环境下文件形成和产生效用的规律，坚持“集中统一、全程管理、规范标准、安全可靠”的基本原则。
第四条 化学研究所电子公文及其打印的正式文本具备公文效力。电子公文的制发和办理按照《中国科学院公文处理标准》（科发办字〔2005〕373号）执行。
第五条 本办法的适用范围为实施ARP公文系统的化学研究所所属各单位。
第二章 机构及职责
第六条 化学研究所信息化工作领导小组的管理职责是：
（一）贯彻落实院对电子公文管理的各项要求，督促公文管理部门做好电子公文的日常管理工作，并指定公文管理员。
（二）落实化学研究所ARP公文系统运行维护部门，指定系统管理员，督促做好系统的技术支持和运行维护，协调解决系统使用中出现的问题。
（三）提供化学研究所电子公文管理工作必要的物力和财力保障。
化学研究所信息化工作领导小组下设工作小组，负责以上具体事项的研究、部署和落实。
第七条 综合处负责化学研究所电子公文管理。具体职责是：
（一）制定所电子公文管理的规章制度。
（二）督促指导ARP公文系统使用，组织开展培训工作，协调解决ARP公文系统使用中出现的问题。
（三）电子公文的审核，以及送达化学研究所的电子公文的接收。
（四）电子印章的管理。
（五）电子公文的归档管理。
第八条 网络室负责系统的技术支撑和运行维护。具体职责是：
（一）提供ARP公文系统软件平台的技术支持，负责ARP公文系统的日常运行维护和技术保障。
（二）进行系统维护、升级、迁移等操作时，确保电子公文内容和元数据的前后一致性。
第三章 发文与收文办理
第九条 发文办理：
（一）化学研究所各职能部门通过ARP公文系统行文，行文规则及文件格式应符合《中国科学院公文处理标准》，并按ARP公文系统设定的规范进行操作。
（二）化学研究所发文流程如下：①公文拟稿②处室负责人审核③公文管理员核稿④综合处负责人审核⑤所领导签发⑥公文管理员复审⑦拟稿人复审⑧印发办结。公文管理员负责加盖化学研究所电子印章。
（三）电子公文办理流程各个环节相关人员应准确、及时完成公文处理工作。
（四）电子公文发送后，拟稿人应在1个工作日内对所发公文的接收情况进行核查，对紧急公文应及时与接收单位联系，确保公文正常接收。
第十条 收文办理：
（一）公文管理员应及时登录ARP公文系统查收电子公文，每个工作日的上、下午至少查收1次。
（二）收文单位首次进行电子公文在线浏览的时间为接收时间。接收电子公文后，应核查公文的完整性和有效性，检查无误后方可办理。如有问题，应及时与发文单位联系。
第四章 印章管理
第十一条 综合处负责电子印章的管理。要求如下：
（一）ARP公文系统中的电子印章仅用于电子公文处理。
（二）严格按照印章管理有关规定使用电子印章，严禁空打印、空发印章。
（三）实物印章如需更换，必须同步更换电子印章。更换电子印章，需向院办公厅提出书面申请，并附新印模。
第五章 应急与安全
第十二条 应急管理：
当ARP公文系统出现故障，导致电子公文无法正常办理时，应及时通知ARP公文系统运维单位查明原因，排除故障。
第十三条 安全管理：
（一）使用人员首次登录系统时，应立即修改口令，并定期更换。因登录口令泄露造成的后果由使用者自负。
（二）当使用人员调离或岗位发生变化时，应及时进行用户删除或权限调整，并办理相关手续。
第六章 归档
第十四条 电子公文的归档管理按照《中国科学院档案管理工作标准》（科发办字〔2005〕373号）执行。
第十五条 电子公文归档范围和保管期限执行《中国科学院院属单位文件材料归档范围与文书档案保管期限表》及《中国科学院机关文件材料归档范围与文书档案保管期限表》。
第十六条 归档要求：
（一）办理完毕且具有保存价值的电子公文，必须适时打印纸质件。进行归档时，必须将电子公文与相应的纸质件同步归档。
（二）打印的纸质发文稿纸，在签发栏中应由签发人签名（或盖签名章）。
（三）电子公文应及时进行预归档，并参照纸质档案管理要求进行分类整理后，于次年6月底之前归档。
（四）电子公文归档时，应当进行真实、完整、可用方面的鉴定、检测，并由相关责任人确认后，办理移交手续。
第十七条 电子公文档案的保管和利用执行国家、中国科学院及化学研究所相关规定。
第七章 监督与责任追究
第十八条 有下列行为之一者，化学研究所视情节轻重进行处置。对于情节较轻的限期整改，情节严重的给予行政处分，触犯法律法规的移交司法部门依法追究责任。
（一）使用ARP公文系统处理涉密公文。
（二）玩忽职守，造成电子公文损毁、丢失。
（三）违反规定，提供、复制、公布、销毁电子公文。
（四）篡改、伪造、出卖电子公文。
（五）其他违反国家法律法规和中国科学院及化学研究所相关规章制度的行为。
第八章 附 则
第十九条 本办法由综合处负责解释。
第二十条 本办法中的“ARP”指中国科学院资源规划项目（Academia Resource Planning）。
第二十一条 本办法自2009年12月1日起施行。
2009年11月23日
