第一章 总 则
第一条根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）、《党政机关公文格式》（GB/T 9704-2012）、《中国科学院公文处理办法》（科发办字〔2012〕86号），为适应新要求，做好公文处理工作，实现科学化、制度化、规范化，制定本办法。
第二条本办法适用于中国科学院化学研究所（以下简称化学所）所属各部门公文处理工作。
第三条 化学所公文是化学所实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家及中国科学院、化学所方针政策，公布规章制度，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。
第四条 公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第五条 公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。
第六条 综合处是化学所公文处理的管理机构，并对各职能部门的公文处理工作进行业务指导和督促检查。各职能部门负责人应当高度重视公文处理工作，加强对本部门公文处理工作的领导和检查。
第二章 公文种类
第七条 公文种类主要有：
（一） 决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
（二） 意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（三） 通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。
（四） 通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。
（五） 报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。
（六） 请示。适用于向上级机关请求指示、批准。
（七） 批复。适用于答复下级机关请示事项。
（八） 函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。
（九） 纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。
第三章 公文格式
第八条 公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。
（一） 份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在公文首页版心左上角第一行。
（二） 密级和保密期限。公文的涉密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。如需标注密级和保密期限，一般用三号黑体字，顶格编排在公文首页版心左上角第二行，保密期限中的数字用阿拉伯数字标注，在密级和保密期限中间用“★”号隔开。
（三） 紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。如需同时标注份号、密级和保管期限、紧急程度，按照份号、密级和保管期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。
（四） 发文机关标志。化学所发文署名中国科学院化学研究所加“文件”二字组成。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。发文机关标志应居中排布在公文首页上部，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用方正小标宋简体，颜色为红色。联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布；如联署机关过多，必须保证公文首页显示正文。
（五） 发文字号。由发文机关代字、年份、发文序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。编排在发文机关标志下空两行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注，年份用六角括号〔〕扩入；发文序号不编虚位（即不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。
化学所常用的发文机关代字有：
化发党字：以化学所党委名义，以及主办部门为党办的所发文
化发纪字：以化学所纪委名义，以及主办部门为纪监审办的所发文
化发综字：以化学所名义，以及主办部门为综合处的所发文
化发科字：以化学所名义，以及主办部门为科技处的所发文
化发人字：以化学所名义，以及主办部门为人事处的所发文
化发教字：以化学所名义，以及主办部门为教育处的所发文
化发财字：以化学所名义，以及主办部门为资产财务处的所发文
化发军字：以化学所名义，以及主办部门为质量处的所发文
化发重字：以化学所名义，以及主办部门为重大任务处的所发文
化发工字：研究所职代会及其工会委员会的发文
化发×函字：各职能部门以化学所名义向院机关部门、院属单位及无隶属关系的院外单位（商洽工作、询问和答复问题等）行文时使用，其中“×”代表主办部门代称（如党、纪、综、科、人、教、财、军、重、工等）。
（六） 签发人。上行文须标注签发人姓名。“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空两行位置。如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的顺序从左到右、自上而下依次均匀编排。
（七） 标题。由发文机关名称、事由和文种组成。一般用2号方正小标宋简体，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜、间距恰当，标题排列应当使用梯形、倒梯形或菱形。
（八） 主送机关。公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。
（九） 正文。公文的主体，用来表述公文的内容。一般用3号仿宋GB2312字体，英文或者阿拉伯数字用Times New Roman字体，编排于主送机关名称下一行，每一自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一”“（一）”“1.”“（1）” 标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。
（十） 附件说明。公文附件的顺序号和名称。如有附件，在正文下空一行左空两字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。
（十一） 发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。位于正文的右下方。联合行文时，各联署机关名称一般应平行排列，并将主办机关排列在前。
（十二） 成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。
（十三） 印章。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。
（十四） 附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。
（十五） 附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明表述一致。附件格式要求同正文。
（十六） 抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用抄送机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。
（十七） 印发机关和印发日期。公文的送印单位和送印日期。
（十八）页码。公文页数顺序号。一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。如需双面打印，页面应设置为奇偶页不同。
第九条 公文的版式按照《党政机关公文格式》国家标准执行，具体可参照《中国科学院化学研究所常用公文版式模板》（附后）。
第十条 公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。
第十一条 公文用纸幅面采用国际标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。
第四章 行文规则
第十二条 行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。凡属行政事项，以化学所名义行文；凡属党务事项，以化学所党委名义行文。
第十三条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文。如遇到重大事项、突发事件等特殊情况，需要越级请示和报告时，应当同时抄送被越过的上级部门。
第十四条 向上级机关行文，应当遵循以下规则：
（一）原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。
（二）向上级领导机关请示和报告工作，应当以研究所或所党委名义行文。
（三）请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。
（四）不得以化学所名义向院领导个人报送公文，确需报送的应通过所综合处向院办公厅按规定程序办理；不得以化学所领导个人名义向院党组、院报送公文。
第十五条 向所内部门行文，若涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文。
第十六条 向所外平级单位行文，应当遵循：
（一）研究所向院机关有关部门、院属其他单位对接、商洽和布置工作一般以函的形式。
（二）研究所向平级地方政府、院外事业单位和企业等行文一般应以函的形式，特殊情况可根据地方政府相关规定处理。
第五章 公文拟制
第十七条 公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。
第十八条 公文起草应当做到：
（一）符合国家法律法规和党的路线方针政策，符合中国科学院规章制度规定，并同现行有关公文相衔接。
（二）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼，文种正确，格式规范。
（三）各部门负责人应当主持本部门重要公文的起草工作，并对文题、文意进行审核。公文涉及其他职能部门职权范围内的事项，起草职能部门必须征求相关职能部门意见，力求达成一致。
（四）公文起草前承办人先行拟定密级，按照定密程序履行定密审核审批。涉及国家秘密、工作秘密和敏感信息的公文起草应当使用涉密计算机，涉及工作秘密和敏感信息的公文起草应当使用涉密计算机或内部工作机。
第十九条 公文文稿签发前，由综合处进行审核。审核的重点是：
（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确。
（二）内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；是否符合中国科学院规章制度规定；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。
（三）涉及有关部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。
（四）文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。
（五）其他内容是否符合公文起草的有关要求。
第二十条 化学所各类规章制度、工作规范等重要公文文稿在起草完成后，须充分征求意见并提交所务会议审议。审议前由综合处进行初核，审议通过后方可进行发文手续，并由综合处进行复核。
第二十一条 经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草部门并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草部门修改后重新报送。
第二十二条 公文应当经化学所领导审批签发，重要公文和上行文由化学所主要负责人签发，其中党委文件由党委书记签发。签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期。
第六章 公文办理
第二十三条 公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。
第二十四条 收文办理主要程序是：
（一）签收。对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。
（二）登记。对公文的主要信息和办理情况应当详细记载，涉及国家秘密、工作秘密和敏感信息的文件单独登记，按照化学所载体管理规定执行。
（三）初审。对收到的公文应当进行初审。初审的重点是：是否应当由本机关办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，涉及其他地区或者部门职权范围内的事项是否已经协商、会签，是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。
（四）承办。收文就文件内容分为阅知性公文（简称阅件）和批办性公文（简称办件）。阅件应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批件应当提出拟办意见报所相关负责人批示或者转有关部门办理；需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限。承办部门对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。涉及国家秘密、工作秘密和敏感信息的公文应当严格控制知悉范围，承办人按照审批的知悉范围办理收发登记。
（五）传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。涉及国家秘密、工作秘密和敏感信息的公文应按照化学所载体管理规定执行。
（六）催办。及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。
（七）答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。
第二十五条 发文办理主要程序是：
（一）复核。已经发文机关负责人签批的公文，印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当报原签批人复审。
（二）登记。对复核后的公文，应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。
（三）印制。公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。
（四）核发。公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。
第二十六条 涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信或者指派专人进行传递，通过符合国家保密规定的密码电报或者符合国家保密规定的涉密信息系统进行传输。
第二十七条 需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案法律法规以及本机关档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。两个以上机关联合办理的公文，原件由主办机关归档，相关机关保存复制件。
第七章 公文管理
第二十八条 化学所依据本单位公文管理制度，确保管理严格规范，充分发挥公文效用。
第二十九条 化学所公文由综合处统一收发、审核、用印、归档和销毁，涉密公文应单独存放在安全保密设施设备。
第三十条 涉密公文应当严格按照《中华人民共和国保守国家秘密法》及其实施条例管理。公文确定密级前，应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后，应当按照所定密级严格管理。绝密级公文应当由专人管理。
公文的密级需要变更或者解除的，由原确定密级的部门或者其上级机关决定。
第三十一条 公文的印发传达范围应当按照发文职能部门的要求执行；需要变更的，应当经发文部门批准。
涉密公文公开发布前应当履行解密程序并经主管部门进行信息公开保密审查，审批同意后方可公开。公开发布的时间、形式和渠道，由发文部门确定。经批准公开发布的公文，同发文部门正式印发的公文具有同等效力。
第三十二条 复制、汇编机密级、秘密级公文，应当符合有关保密规定并经本单位负责人批准。绝密级公文一般不得复制、汇编，确有工作需要的，应当经发文部门（机关）或者其上级机关批准。复制、汇编的公文视同原件管理。
复制件应当加盖复制机关戳记。翻印件应当注明翻印的部门名称、日期。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注。
第三十三条 公文的撤销和废止，由发文部门、上级机关根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。
第三十四条 涉密公文应当按照发文部门（机关）的要求和有关规定进行清退或者销毁，原则上每年清退一次上一年度收到的涉密公文。
第三十五条 不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。
第三十六条 部门合并时，全部公文应当随之合并管理；部门撤销时，需要归档的公文经整理后按照有关规定移交档案管理部门。
工作人员离岗离职时，应将其暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
涉密人员离岗离职前，应当清退管理和使用的全部国家秘密载体和工作秘密载体。
第八章 附 则
第三十七条 化学所公文含电子公文。电子公文管理办法另行制定。
第三十八条 本办法由综合处负责解释。
第三十九条 本办法自印发之日起施行。原《化学所公文处理办法》（化发综字〔2013〕27号）同时废止。
