第一章 总 则
第一条 为规范中国科学院化学研究所（以下简称化学所）电子公文管理，维护电子公文的真实、完整、可用和安全，根据国家电子公文管理和中国科学院公文管理的有关规定，制定本办法。
第二条 本办法中的电子公文，是指院机关各部门、院属各单位以及化学所通过ARP公文系统制发的具有规范公文体例和版式的电子数据。ARP公文系统不得制发和办理涉密公文。涉密公文应严格按照国家及中国科学院保密规定，通过指定涉密渠道处理，禁止通过非涉密系统传输。
第三条 电子公文管理遵循电子环境下文件形成和产生效用的规律，坚持“集中统一、全程管理、规范标准、安全可靠”的基本原则。
第四条 化学所电子公文及其打印的正式文本具备公文效力。电子公文的制发和办理按照中国科学院现行的公文处理标准执行。
第五条 本办法的适用范围为实施ARP公文系统的化学所所属各部门。
第二章 机构及职责
第六条 综合处负责化学所电子公文管理的组织实施工作。具体职责是：
（一）制定所电子公文管理的规章制度，指定公文管理员。
（二）督促指导ARP公文系统使用，组织开展公文实操培训，协调解决ARP公文系统使用中出现的问题。
（三）电子公文的审核，以及送达化学所的电子公文的接收。
（四）电子印章的管理。
（五）所级电子公文的归档管理。
第七条 信息化办公室负责系统的技术支撑和运行维护。具体职责是：
（一）指定系统管理员，提供ARP公文系统软件平台的技术支持，负责ARP公文系统的日常运行维护和技术保障。
（二）进行系统维护、升级、迁移等操作时，确保电子公文内容和元数据的前后一致性。
（三）承担ARP公文系统应用培训。
第三章 发文与收文办理
第八条 发文办理：
（一）化学所各职能部门通过ARP公文系统行文，行文规则及文件格式应符合《中国科学院公文处理办法》（科发办字〔2012〕86号）和《中国科学院化学研究所公文处理办法》（化发综字〔2025〕**号），并按ARP公文系统设定的规范进行操作。
（二）化学所电子公文系统中施行的文种、文号与纸质发文一致。
（三）化学所发文流程如下：
1.由相关职能部门工作人员负责公文拟稿；
2.处室负责人审核；
3.公文管理员核稿；
4.综合处负责人审核；
5.所领导签发；
6.公文管理员复审并加盖电子印章；
7.拟稿人复审和发送；
8.办结印发。
（三）电子公文办理流程各个环节相关人员应准确、及时完成公文处理工作。
（四）电子公文发送后，拟稿人应在1个工作日内对所发公文的接收情况进行核查，对紧急公文应及时与接收单位联系，确保公文正常接收。
第九条 收文办理：
（一）公文管理员应及时登录ARP公文系统查收电子公文，每个工作日的上、下午至少查收1次。
（二）收文部门首次进行电子公文在线浏览的时间为接收时间。接收电子公文后，应核查公文的完整性和有效性，检查无误后方可办理。如有问题，应及时与发文单位联系。
第四章 印章管理
第十条 电子印章的管理要求如下：
（一）ARP公文系统中的电子印章仅用于电子公文处理。
（二）严格按照印章管理有关规定使用电子印章，严禁空打印、空发印章。
（三）实物印章如需更换，必须同步更换电子印章。更换电子印章，需向院办公厅提出书面申请，并附新印模。
第五章 应急与安全
第十一条 应急管理：
（一）当ARP公文系统出现故障，引起电子公文无法正常办理时，应及时与综合处或信息化办公室联系查明原因，排除故障。
（二）0.5 个工作日内不能排除的故障，信息化办公室须及时反馈至中国科学院计算机网络信息中心有关部门。
第十二条 安全保密管理：
（一）使用人员应妥善保管 ARP 公文系统登录密码，并定期更换。
（二）当使用人员调离或岗位发生变化时，应及时进行用户删除或权限调整，并办理相关手续。
第六章 归档
第十三条 电子公文的归档管理按照中国科学院现行的档案管理工作标准执行。
第十四条电子公文归档范围和保管期限执行《中国科学院院属单位文件材料归档范围与文书档案保管期限表》及化学所综合档案管理有关规定。
第十五条 归档要求：
（一）办理完毕且具有保存价值的电子公文，必须适时打印纸质件。进行归档时，必须将电子公文与相应的纸质件同步归档。
（二）打印的纸质发文稿纸，在签发栏中应由签发人签名（或盖签名章）。
（三）电子公文应及时进行预归档，并参照纸质档案管理要求进行分类整理后，于次年6月底之前归档。
（四）电子公文归档时，应当进行真实、完整、可用方面的鉴定、检测，并由相关责任人确认后，办理移交手续。
第十六条 电子公文档案的保管和利用执行国家、中国科学院及化学所相关规定。
第七章 监督与责任追究
第十七条 有下列行为之一者，化学所视情节轻重进行处置。对于情节较轻的限期整改，情节严重的给予行政处分，触犯法律法规的移交司法部门依法追究责任。
（一）使用ARP公文系统处理涉密公文。
（二）玩忽职守，造成电子公文损毁、丢失。
（三）违反规定，提供、复制、公布、传播和销毁电子公文。
（四）篡改、伪造、出卖电子公文。
第八章 附 则
第十八条 本办法由综合处负责解释。
第十九条 本办法自印发之日起施行。原《电子公文管理办法（试行）》（化发综字〔2009〕64号）同时废止。
